Det å koble dokumenter på varer via Excel import er omfattende prosess. Det må gjøres ved å eksportere to ulike formater (Excel dokumenter fra NOBB Leverandør): først eksport av dokumenter og deretter eksport av varer. Ønsker du å koble dokumenter til modul, gjøres det på tilsvarende måte, men man velger modul i stedet for vare.
- Før du kan importerer må dokumentasjonstypene være definerte på de dokumentene som skal benyttes i Excel importen.
Mer informasjon finner du her. Se etter «Angivelse av type dokument» - Når det er gjort, gå til «Digitalressursbibliotek»
- Trykk på «Type: Bilde, Dokument» (1) og velg «Dokumenter» (2)
- Marker dokumenter som skal oppdateres med kryss i høyre hjørne pr dokument
- Eksporter dokumenter til Excel ved å trykke «Last ned» (1) og velge «Last ned i Excel» (2).
- Trykk «Delte omfangsvalg» (1) for å bruke ferdigdefinert sett av datafelter eller trykk «Velg attributter» (2) for å velge manuelt datafelter som skal eksporteres.
Hvis du bruker «Delte omfangsvalg», velg «eksport/import for dokumenter».
Hvis du velger datafelter manuelt, må disse feltene være med i eksporten:
- Trykk «Last ned». Filen lastes ned på din PC:
- Velg de varene som skal få dokumenter og eksporter disse via Excel import og trykk «Last ned i Excel»
- Trykk «Velg relasjoner» (1), velg «Dokumenter» (2) og trykk «Legg til valgte» (3)
- Trykk «Last ned» for å få eksportert varene med dokument-relasjoner.
Excel-filen har 3 ark: Help, Entities og Relationships
- I regnearket «Entities» kopier Leverandørens varenr til kolonne C «ID»
- Gå til ark «Relationships» og lim inn samme verdier i kolonne C «ID». (Id-en i Entities og Relationships
- I regnearket Relationship: Lim inn teksten «standarditem@@Dokumenter» (1) i kolonne B «Type»
- I regnearket Relationship: Lim inn teksten «document» (2) i kolonne F «Related to Type»
- Fra den eksporterte dokumentfilen (fra punkt 7) kopier «Media ID», «Object Key» og «Original File Name Property» informasjon.
(Pass på at dokumentet blir koblet til riktig vare.)
- Lim inn de 3 kopiert dataene-feltene til arket «Relationships»
- Lagre filen og last den opp. Mer informasjon om import av data til NOBB Leverandør finner du her